क्या है MS Access? What is Microsoft Access in Hindi?

दोस्तों आपने Microsoft Word का इस्तेमाल तो किया होगा परंतु माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आपके लिए क्या क्या कर सकता है । इसकी जानकारी नहीं होगी क्योंकि आप इस Software को अपने PC में Open करते होंगे तो वहां पर कुछ ज्यादा जानकारी नहीं देखने को मिलेगी ।

इसलिए आज इस आर्टिकल में हम लोग जानेंगे कि क्या है MS Access ? और इसके क्या उपयोग होते हैं इसका इतिहास क्या है । इसके अलावा Microsoft Access की बेसिक फंक्शन के बारे में भी जानेंगे ।

यह एक Data Management Software है । इसे इस्तेमाल करना computer Users के लिए बहुत ही फायदेमंद साबित होता है तो चलिए हम लोग जानते हैं कि एमएस एक्सेस क्या है?

MS Access का इतिहास

वर्ष 1996 के अंत में Microsoft ने MS Access का पहला Version 1.2 Windows Operating System में Desktop data Free Application के रूप में Release किया तथा कुछ ही महीनों में वर्ष 1993 में ms Access के नए Version 1.1 को Launch किया गया ताकि Microsoft Office के अन्य product के साथ आसानी से लोग इसके साथ अनुकूल हो सके ।

Microsoft Windows 1.1 Version के Performance के कारण Microsoft ने उसी वर्ष Access 3.1 Launch किया जो कि अन्य Version की तुलना में काफी Improve करता था । इसके बाद उन्हें कई नए Version Launch थी और वर्ष 2007 में Microsoft ने  इतिहास में बहुत बड़ा परिवर्तन लाया । इस साल माइक्रोसॉफ्ट ने नए File Format को Launch किया जिसमें कि नहीं Data Type जैसे Multi Value Attachment शामिल किए गए ।

MS Access के नए Version में Graphical User Interface उपलब्ध था । इसमें Ribbon Bar था इसमें Object को Manage करना बहुत ही आसान हो गया था ।

इसके बाद माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का नया वर्जन एमएस एक्सेस 2019 है ।

MS Access क्या है? (MS Access in Hindi)

Microsoft Access या Microsoft Office Access एक प्रकार का Database Management System है। इसे Microsoft Company में Relational Microsoft Jet Database Engine को Graphical User Interface और Software Development Tools के साथ Combine करके बनाया है। Software Developers, Microsoft Access का प्रयोग Application Software को Develop करने के लिए करते हैं। यह office के अन्य Applications की तरह Basic for Applications Object Oriented Programming, Activex Data Object और अन्य ActiveX Components को Support करता है। Microsoft Access का File Extension .accdb होता है।

Microsoft Access के अवयव (Component Of MS Access) 

MS Access के अन्दर चार मुख्य अवयव होते हैं:

1. Table
2. Queries
3. Reports
4. Forms

1. Table

Table में कॉलमों और पंक्तियों के Intersection से cell बनता है। Table बहुत सारी Cells का Organisation होता है। इसका प्रयोग Data को व्यवस्थित रूप में Store करने के लिए करते हैं। इसमें प्रत्येक Record एक पंक्ति होती है तथा प्रत्येक Field एक column होता है। 

2. Queries

किसी सारणी या Database से कुछ शर्तों को पूरा करने वाला Data निकालने के लिए जो आदेश दिया जाता है उसे Queries कहा जाता है। किसी Queries के उत्तर में जो सूचनाएं या Record प्राप्त होता है उसे Dynaset कहा जाता है। 

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Query कितने प्रकार के होते है?

एम एस एक्सेस में मुख्यतः पाँच प्रकार की Query होती हैं:

1. Select Query
2. Parameter Query
3. Cross Tab Query
4. Action Query
5. SQL Query

(i) Select Query: किसी दिए हुए शर्त के अनुसार Data ढूँढने या चुनने के लिए Select Query का प्रयोग करते हैं। 

(ii) Parameter Query: Parameter Query में पहले कुछ Parameter दिया जाता है तथा उस Parameter के आधार पर यह Query Data सर्च करता है। Parameter देने के लिए इसमें एक Dialog Box होता है। 

(iii) Cross Tab: इस Query का प्रयोग सूचनाओं का सारांश Columns तथा Rows में प्राप्त करने के लिए होता है। 

(iv) Action Query: इसके द्वारा आप दी हुई शतों के अधीन कार्य करते हैं, जैसे कुछ शर्तों के पूरा होने पर Record को बदलना या हटाना आदि। 

(v) SQL Query: यह एक प्रकार की Advance Query होती है जो SQL Statement के प्रयोग से तैयार की जाती हैं।

3. Reports 

सरल शब्दों में कोई रिपोर्ट एक ऐसा Dynaset होता है जिसे कागज पर छापा जा सकता है। आप किसी Dynaset की Informations को किन्ही आधारों पर समूह बद्ध कर सकते हैं और विभिन्न योगों और अनुयोंगों के साथ भी छाप सकते हैं। 

4. Forms

Forms Screen पर एक ऐसी Window होती है जिसकी सहायता से आप किसी सारणी में भरे गए Data को देख सकते हैं और नया Data जोड़ सकते हैं। 

MS Access को शुरु कैसे करे  

MS Access को प्रारम्भ करने के दो तरीके हैं: 

1. Desktop पर उपलब्ध MS Access के shortcut पर दो बार Click करके खोल सकते हैं।

2. Start Menu पर Click करें। उसके बाद All Programs पर Click करें। All Programs में से M S Office चुनें। उसके बाद Microsoft office Access 2007 को चुनकर उस पर Click करें। 

Start → All Programs → MS Office → Microsoft Office Access 2007

MS Access Templates क्या है 

यह एक पहले से परिभाषित सारणियों, Forms, Reports, Macros और Relationship का एक Complete tracking application है। 

MS Access में कितने प्रकार के Database Template होते है

एम एस एक्सेस निम्नलिखित प्रकार के Database Template का संगठन होता है, जो निम्न हैं। 

1. Assets

इसका प्रयोग एक Assets Database बनाने के लिए करते हैं जिसमें विभिन्न प्रकार के Assets की Detail, उनके Owner, आदि के बारे में सूचना की जाती है तथा उन सूचनाओं की देखरेख की जाती  हैं। 

2. Contacts

इसका प्रयोग एक Contact Database बनाने के लिए करते हैं, जिसमें लोगों की Informations को Store किया जाता है तथा उसे Manage किया जाता है। 

3. Events

इसका प्रयोग एक Events Database बनाने के लिए करते हैं। इसमें विभिन्न प्रकार के होने वाले Events को Store किया जाता है, तथा उसे Track किया जाता है। 

4. Faculty

इसका प्रयोग एक Faculty Database बनाने के लिए करते हैं। इसमें एक Faculty से सम्बन्धित विभिन्न प्रकार की सूचनाएँ जैसे कि Faculty का Name, Contact और Education आदि को Store किया जाता है। 

5. Marketing Projects

इसका प्रयोग Marketing Projects Database बनाने के लिए किया जाता है। इसमें Marketing Projects से सम्बन्धित सूचनाएँ, जैसे कि Project कब Start करना है, कब समाप्त करना है तथा उसकी Delivery कब करनी है आदि को Store किया जाता है। 

6. Students

इसका प्रयोग एक Students Database बनाने के लिए करते हैं। इसमें एक Students से सम्बन्धित विभिन्न प्रकार की सूचनाएँ जैसे कि उसका Name, Father’s name, Contact Number आदि को Store किया जाता है। इसी प्रकार MS Access Database में कुछ अन्य प्रकार के Template जैसे कि Issued, Projects, Sales Pipeline और Tasks उपलब्ध हैं।

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MS Access के Elements क्या-क्या है  

MS Access में प्रत्येक कार्य के लिए निम्नलिखित तत्व होते हैं।

1. Field Name

यह एक Label होता है जो किसी विशेष Field के बारे में बताता है कि इस Field में किस प्रकार की Informations या Data Store कर सकते हैं। किसी Table में Field का नाम Unique होना चाहिए। इसे Field Identity भी कह सकते हैं। 

2. Field Type/Data Type

ये बताता है कि Field में किस प्रकार का Data Store किया जा सकता है। Data केवल Text भी हो सकता है और केवल Number भी हो सकता है। या इन दोनों के Combination से भी Data बन सकता है। MS Access में किसी Data type की Default Size 50 होती हैं 

इसमें विभिन्न प्रकार के Data टाइप होते हैं

Data type	Field length of field Size
Text	0-255 characters
Memo	0-65535 characters
Date/Time	8 bytes
Number	1, 2, 4 or 8 bytes
Currency	8 bytes
Auto Number	4 bytes
Yes/No	1 bit (0 या 1)
OLE object	upto 1 GB
Hyperlink	प्रत्येक भाग में 2048 कैरेक्टर होते हैं

3. Field length

Field length का तात्पर्य है कि किसी Field में अधिक से अधिक कितने कैरेक्टर Store किए जा सकते हैं। 

4. Primary Key

यह विशेष प्रकार की Key होती है, जिसका प्रयोग किसी Record को Unique रूप से पहचानने के लिए करते हैं। यदि किसी Field को Primary Key बना दिया गया है तो उस Field को खाली नहीं छोड़ सकते हैं। 

5. Validation Rule

यह एक प्रकार की Validity checking है। इसमें Data को Field में भरने से पहले उसकी Validity की जाँच होती है यदि Data की Validity सही है तो Data Field मे भर जाता है अन्यथा त्रुटि सन्देश Print करता है। 

6. MS-Access View

MS Access View में दो प्रकार के View होते हैं जिनका प्रयोग Table बनाने तथा उसके Field को set करने के लिए करते हैं। 

(1)Data Sheet View

इसका प्रयोग Database में Data को दिखाने के लिए करते हैं यह Database में Data को Enter करने तथा उसे Edit करने की अनुमति प्रदान करता है| किन्तु इस View में Database को बदला नहीं जा सकता है। इस View में कॉलम का नाम भी सेट कर सकते हैं और नए कॉलम को जोड़ भी सकते हैं।

(ii) Design View 

इस View का प्रयोग किसी Table को डिजाइन करने तथा डिजाइन की गयी Table में परिवर्तन करने के लिए होता है। Table डिजाइन करने का तात्पर्य यह है कि Table में Field का नाम तथा उसका Data Type Set करना। इसके द्वारा हम Table में अनेक प्रकार की Keys जैसे कि Primary Key, Candidate Key आदि Set करते हैं।

7. Filtering Data

यह किसी विशेष Filter Criteria के आधार पर किसी Table से सिर्फ उन Records को दिखाता है जो दी हुई Criteria के अन्तर्गत आते हैं। 

8. Relationship

यह दो या दो से अधिक Table के बीच में अन्तर सम्बन्धों को बताता है। Relationship को तीन भागों में बाँटा गया है- One to One, One to Many और Many to Many। 

9. Attributes

किसी Record की Properties को Attributes कहते हैं। जिसके प्रयोग से हम किसी Record को व्यवस्थित तरीके से पहचानते हैं।

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Frequently Asked Questions

आज आपने क्या सीखा 

यह पोस्ट उन लोगों के लिए बहुत ही लाभदायक है जो स्कूल और कॉलेज में पढ़ रहे हैं या फिर किसी इंस्टीट्यूशन से कंप्यूटर कोर्स कर रहे हैं । यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की जानकारी हमने सरल भाषा में देने की कोशिश की है। 

आज आपने जाना कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है? फिर भी अगर आपको इसमें कुछ सुधार करने के सुझाव देने हैं तो आप हमें कमेंट के जरिए बता सकते हैं हम पूरी कोशिश करेंगे कि आपके द्वारा दिए गए सुझाव को हम इसमें पब्लिश करें।

आपको यह पोस्ट MS Access क्या है? (What is Microsoft Access in Hindi) कैसी लगी दोस्तों मैं उम्मीद करता हूं कि आपको यह पोस्ट अच्छी लगी होगी और यह समझ में आ गया होगा ।

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