क्या है MS Excel? What is Microsoft Excel in Hindi?

क्या आप जानते हैं कि MS Excel क्या है? (What is MS Excel in Hindi) अगर आप Accounting Related काम करते हैं या फिर एक बड़े संख्या को आसानी से जोड़ना चाहते हैं तो आपने इसका प्रयोग कभी ना कभी जरूर किया होगा । 

इसके बारे में आज मैं आपको आसान भाषा में समझाने का प्रयास करुगा की MS Excel क्या है और यह काम कैसे करता है? और इसके Shortcut Key के क्या-क्या काम है?

MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है जिसे कि “Excel” के नाम से भी जाना जाता है । यह एक Spreadsheet Program है जो कि आंकड़ों को Regular Format में Open, Create, Edit, Formatting, Calculate, Share और Print जैसे कार्य को करने की आसानी से सुविधा उपलब्ध कराता है । इसे Microsoft Corporation के द्वारा Develop किया गया है ।

Microsoft Office Suite का एक भाग है MS Excel ।

MS Excel क्या है? Microsoft Excel in Hindi

Microsoft Excel एक Powerful Spreadsheet Program है जो आपके Data को व्यवस्थित करने, कैलकुलेशन पूरी करने, निर्णय तक पहुँचने, ग्राफ, Data Profession दिखाने वाली रिपोर्ट तैयार करने, व्यवस्थित Data को Web पर पब्लिश करने तथा Real Time Data को Access करने की सुविधा देता है। 

Microsoft कंपनी ने वर्ष 1985 में MacOS के लिए, MS-Excel का प्रथम संस्करण बनाया था। वर्ष 1990 में यह MS-OFFICE Package के साथ Combined हो गया।

इसमें एक Electronic spreadsheet होती है, जिसका प्रयोग Accounting Purpose के लिए, Mathematical functions में बजट बनाने तथा Bill बनाने में करते हैं। इसे Worksheet भी कहते हैं। 

इसके अलावा आप Spreadsheet में दूसरे प्रोग्रामों द्वारा बनाए अथवा आयात (Import) किए गए Photograph, drawing, clipart, Logo आदि भी जोड़ सकते हैं। MS-Excel में Spreadsheet या वर्कशीट बहुत से खानों या सैलों (Cells) का एक समूह होता है जिन्हें पंक्तियों (Lines) तथा कॉलमों (Columns) में व्यवस्थित किया जाता है। पंक्तियाँ दाएं से बाएँ अर्थात् क्षैतिज (Horizontal) होती हैं, जबकि ऊपर से नीचे अर्थात् ऊर्ध्वाधर (Vertical) होते हैं। 

पंक्तियों को क्रम संख्याओं से पहचानते हैं तथा कॉलमों को A, B.C, अक्षर से पहचानते हैं। MS-एक्सेल के अलावा कुछ अन्य Spreadsheet, जैसे कि स्नोबाल (Snowball), Lotus 1-2-3, Apple Numbers आदि हैं। इसे Data बेस की तरह प्रयोग कर सकते हैं जो सम्बन्धित Data को स्टोर करता है। इसके द्वारा किसी विशेष Data को एक पैटर्न के आधार पर ढूंढा जा सकता हैं।

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MS-Excel को प्रारम्भ करना (To Start MS-Excel) 

आप MS-Excel को प्रारम्भ करने के लिए निम्न में से कोई भी एक विधि प्रयोग कर सकते हैं। 

1. डेस्कटॉप पर उपलब्ध MS-Excel के शॉर्टकट पर डबल Click करके MS-Excel को प्रारम्भ कर सकते हैं। 

2. Start → All Programs → MS-OFFICE → Microsoft OFFICE Excel 2007 पर Click करके भी MS-Excel को प्रारम्भ

3. Start Button पर Click करने के बाद रन कमांड पर Click करें। Click करने के बाद रन Window में Excel टाइप करके Enter की दबाने से भी MS-Excel की Window खुल जाती है। 

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के अवयव (Components of Microsoft Excel) क्या – क्या है 

1. Title Bar

वह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की Window में सबसे ऊपर एक पट्टी होती हैं, जो फाइल के नाम तथा जिस Software में फाइल खुली है उस Software का नाम दिखाती है। 

2. Ribbon

यह Screen (Desktop) के TOP पर Title Bar के नीचे एक पट्टी होती है। इसमें किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक Panel Commands होता है। इन आदेशों के panel को एक Tab के साथ जोड़ दिया जाता है। जब हम Tab पर Click करते हैं। तो ये Panel इसी Ribbon पर दिखाई देते हैं। इस Ribbon को छिपाया भी जा सकता है। 

3. Tab

MS-Excel में Title Bar के नीचे, menu bar होता है। इस Menu Bar में लगे हुए Button को Tab कहते हैं, जैसे- Home Tab, Insert Tab, Page Layout Tab, Formula Tab, Data Tab, Review और View tab आदि। इन Tabs के साथ कुछ सहायक Command भी होती है। जिनका प्रयोग कार्य के दौरान कभी-कभी करना पड़ता है।

कुछ महत्वपूर्ण Commands का विवरण निम्नलिखित हैं 

(i) ClipBoard

Clipboard में किसी सेल को Data या Text को Cut, copy, तथा Paste करने के लिए Command रहता है। Cut या Copy किया हुआ Data Clipboard में Store हो जाता है। जिसे आगे हम कहीं भी पेस्ट कर सकते हैं। 

(ii) Alignment

इसका प्रयोग किसी सेल में Text के Alignment को बदलने के लिए करते हैं। इसमें दो प्रकार के Alignment होते हैं। Vertical alignment और Horizontal alignment। इनमें Text को Indent करने, तथा यदि Text Cell में भर जाए तो Cell में अगली लाइन से लिखने के लिए (Wrap Text) की सुविधा होती है। इसमें दो Cells को Merge करने तथा किसी Text को एक Cell में Fit करने की सुविधा भी होती है। 

(i) Table 

इसका प्रयोग, सेलों के समूह को Table की तरह परिभाषित करने के लिए होता है। ये Table Data को Filter करने तथा उसे एक क्रम में रखने में उपयोगी होते हैं। इसके द्वारा Pivote Table या Chart भी बनाया जाता है। जो Data को व्यवस्थित करने तथा उसका सारांश प्रस्तुत करने में उपयोगी सिद्ध होता है। 

(iv) Function Library 

इनमें अनेक प्रकार के Function जैसे कि Mathematical function, logical function तथा trigonometric function होते हैं जो गणनाओं में प्रयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए SUMO. AND, IF, LOOKUP, AVG, DATE आदि लाइब्रेरी फंक्शन हैं। 

(v) Macros

इसका प्रयोग कार्यों के क्रम (Sequence of Actions) को परिभाषित करने के लिए किया जाता है।

जब कार्यों का क्रम परिभाषित हो जाता है तो इसे एक Document या एक से अधिक Document पर बार-बार प्रयोग करके किसी विशेष कार्य को सम्पन्न करा सकते हैं। 

4. Status Bar

Window task bar के ठीक ऊपर और Screen के Bottom में जो Bar होती है। उसे Status Bar कहते हैं। यह जो Worksheet Current Time में खुली रहती है। उसकी सूचना दिखाता है, जैसे कि Page Number, View Shortcut, Zoom Slider आदि। 

5. Formula Bar

यह Ribbon के नीचे होता है। इसके दो भाग होते हैं। पहला Name Box जो किसी सेल के Refresh को दिखाता है तथा दूसरा Formula, जिसमें कुछ टाइप करते है। इसमें पहले से परिभाषित Formula होता है जिसका प्रयोग Calculation में किया जाता है तथा Active Cell के content भी इसी में Display होते हैं। 

Spreadsheet से संबंधित महत्वपूर्ण तथ्य (Important Facts Related to Spreadsheet) 

MS-Excel में Spreadsheet बनाए जाते हैं जिसमें Data को टाइप किया जाता | है। MS-Excel से सम्बन्धित कुछ मुख्य तथ्य (Terms) निम्नलिखित हैं

• Spreadsheet एक Software टूल होता है जिसका प्रयोग संख्याओं के समूह को Enter करने, Calculate करने, Manipulate करने और Analyze करने के लिए होता है। इसमें Rows और Columns के Intersection से बहुत सारे Cell बनते हैं। सेल एक प्रकार का Container होता है जो Numbers, Formula और Text (Labels) को Hold करता है। 

• Cells के समूह (Array) को शीट (Sheet) या वर्कशीट (Worksheet) कहते है। 

• Worksheet के अन्दर सारणी में सूचनाएँ Rows और Columns में प्रदर्शित होती हैं।

•  Workbook एक Document होता है, जिसमें एक या एक से अधिक Worksheet होती है। 

• पंक्तियों की पहचान संख्याएँ 1, 2, 3…….. से होती है। 

• Columns की पहचान अक्षरों के समूह A, B, C………AA, AB………Z आदि से होती है। 

• Cell Pointer एक Cell की boundary होती है जो ये बताती है कि Current Time में कौन-सा Cell Active है। 

• Formula एक Equation होता है, जिसका प्रयोग किसी Cell की Value को Calculate करने के लिए करते हैं। कोई भी Formula = के बाद लिखते हैं। 

• Cell address, rows और Columns के अक्षर और संख्याओं के Intersection को दर्शाता है, जैसे C का अर्थ कॉलम C और पंक्ति 5 हैं।

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Charts क्या है 

MS Excel में किसी Worksheet के Data के Graphical एवं Pictorial Presentation के लिए Chart का प्रयोग करते हैं। Excel Charts की यह विशेषता होती है कि जब भी आप उस Data में कोई परिवर्तन करते हैं। जिस पर Chart आधारित है, तो संबंधित Chart में वह परिवर्तन तत्काल कर दिया जाता है या ऐसा करने के लिए पूछा जाता है। 

Charts कितने प्रकार के होते है 

Chart छ: प्रकार के होते हैं 

1. Column Chart 2. Bar Chart 3. Line Chart 4. Area Chart 5. Pie Chart 6. xY या Scanter chart 

चार्ट के तत्त्व (Elements of Chart) क्या – क्या है  

1. Chart Area

किसी चार्ट को बनाने में प्रयोग किया गया कुल क्षेत्र चार्ट एरिया होता है। चार्ट एरिया से चार्ट को घेरने के लिए एक आयताकार बॉक्स का प्रयोग करते हैं। इस आयताकार बॉक्स का एरिया, चार्ट एरिया कहलाता है। 

2. Plot Area 

वह क्षेत्रफल जिसमें Data को चार्ट के रूप में प्रदर्शित करते हैं। प्लाट एरिया कहलाता है। प्लाट एरिया 2D-Chart में अक्षों से घिरा होता है जबकि 3D chart में वॉल्स (Walls) और फ्लोर (Floor) से घिरा होता है। 

3. Chart Title

ये चार्ट और दोनों अक्षों X और Y) के शीर्षक होते हैं। इससे हमें पता चलता है कि चार्ट हमें क्या दिखाना चाहता है और उसके अक्षों के मानों का क्या अर्थ है। 

अक्ष (Axis) सामान्यतः किसी चार्ट में दो अक्ष होते हैं, जिन्हें क्रमशः x और Y अक्ष कहा जाता है।

X-अक्ष क्षैतिज अक्ष होता है जिसे कैटेगरी (Category) अक्ष भी कहते हैं। 

Y-अक्ष उधिर अक्ष होता है, जिसे वैल्यू अक्ष भी कहते है। 

अक्ष शीर्षक (Axis Title) क्या है 

x Y और Z अक्षों के मानों को जिस शीर्षक से प्रस्तुत करते हैं। उसे अक्ष शीर्षक (Axis Title) कहते हैं। ये बताते हैं कि अक्षों के मानों (Values) का क्या अर्थ है। 

4. Data Series 

Data Series उन सभी मानों की सूची है, जिनको हम Chart में दिखाना चाहते हैं। चित्र में खरीद और बिक्री दो Data Series हैं जो भिन्न-भिन्न रंगों के कॉलमों द्वारा दिखाई गई है। 

5. Grid Lines 

ये कुछ Background Lines होती हैं। इनमें हमें प्रत्येक Data Series के मानों का स्तर पता चलता है। 

Grid Lines दो प्रकार की होती हैं- मुख्य (Major) और गौण (Minor) । 

Major Grid LInes मुख्य स्तरों को दिखाती है। जबकि Minor Grid Lines छोटे स्तरों को दिखाती है। X-अक्ष की ग्रिडलाइनें ऊर्ध्वाधर (Vertical) होती हैं जबकि वाई (Y) अक्ष की ग्रिडलाइनें क्षैतिज (Horizontal) होती है। 

6. Legends 

ये हमें चार्ट में उपयोग किए गए विभिन्न प्रकार के कॉलमों, रेखाओं, बिन्दुओं और रंगों का अर्थ बताते हैं। सामान्यतः प्रत्येक Data श्रेणी के लिए एक संकेत होता है, जो चार्ट में दिखाया जाता है। संकेतों को दाएँ, बाएँ, ऊपर या नीचे या किसी कोने में कहीं भी दिखाया जा सकता है। चित्र में संकेत नीचे दिखाए गए हैं। 

7. Data Label 

ये Data Label के वास्तविक मान होते हैं, जो चार्ट में उस मान को व्यक्त करने वाले कॉलम, रेखा या चिन्ह के पास ही दिखाए जाते हैं। 

Data सारणी (Data Table) यह एक साधारण सारणी होती है, जिसमें सभी Data Labels के मान दिखाए जाते हैं। यह सारणी चार्ट में किसी कोने पर दिखाई जा सकती है।

MS Excel के शॉर्टकट कीज और उनका वर्णन  (Shortcut keys of MS Excel and Their Description)

शॉर्टकट कीज (Shortcut keys)	वर्णन (Description)
F2	चुने हुए सेल को एडिट करने के लिए
F5	किसी विशेष सेल पर जाने के लिए
F7	किसी चुने हुए Text या Document में स्पेलिंग चेक करने के लिए
Ctrl + Shift + ;	करेन्ट टाइम एन्टर करने के लिए
Ctrl+;	करेन्ट दिनांक एन्टर करने के लिए
Alt + Shift + F1	नयी Worksheet Insert करन के लिए
Shift + F3	Excel Formula Window खोलने के लिए
Shift + F5	Search Box लाने के लिए या खोलने के लिए
Ctrl + F10	Currently चुने हुए Worksheet को Maximize करने के लिए
Ctrl+F6	खुली हुई Workbooks या Windows के मध्य एक workbook से दूसरी workbook या एक Window से दूसरे Window पर जाने के लिए
Ctrl + Page up	एक ही Excel Document के Excel Work Sheet र्क शीट्स के बीच में मूव करने के लिए
Ctrl + Page down	एक ही Excel document के Worksheet के बीच Move में करने के लिए
Ctrl + Tab	दो एक्सल फाइलों के बीच में मूव करने के लिए
Alt + =	चुने हुए सेलों (Cells) के सभी Data को जोड़ने के लिए Formula बनाना
Ctrl+’	चुने हुए सेल के Data को Currently चुने हुए Cell में Insert कराने के लिए
Ctrl + Shift + !	Comma Format में नम्बर को Format करने के लिए
Ctrl + Shift +$	Currency Format में Number format करने के लिए
Ctrl + Shift + #	Date Format में Number को Format करने के लिए
Ctrl + Shift + @	Time Format में संख्याओं को Format करने के लिए
Ctrl + Space	सम्पूर्ण कॉलम चुनने के लिए
Shift + Space	सम्पूर्ण पंक्तियाँ चुनने के लिए
Ctrl + Shift + %	प्रतिशत Format में नम्बर को फॉर्मेट करने के लिए

इन्हें भी जाने >> Excel में उत्पन्न की गयी नयी Workbook में By Default तीन Worksheet होती है।   >> Active Cell वह सेल होता है, जिसमें आप Currently काम कर रहे हो। >> MS Excel का File Format या Extension .xls होता है।  >> Illustration Group के द्वारा Pictures, Clip art, Shape और Smart Art Insert कराते हैं। >> $ चिन्ह के द्वारा किसी Cell के Location को एक Fixed Position पर Lock करते हैं। >> Stacked Bar Column किसी अद्वितीय वस्तु का सभी वस्तुओं से सम्बन्ध को बताता है।  >> Scatter Values के युग्म की तुलना करता है। >> Chart wizard का प्रयोग MS Excel में चार्ट बनाने के लिए करते हैं। >> Embedded चार्ट एक प्रकार का चार्ट होता है जो पहले से बनी हुई शीट पर खींचा जाता है।

कुछ महत्वपूर्ण प्रश्न 

Q. 1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक्सेल का क्या उपयोग है?

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग रुझानों की खोज करने के लिए बड़ी मात्रा में डाटा का Analysis कर सकते हैं, दूसरी ओर Accounting और Auditing का कार्य Excel में किया जाता है । उदाहरण के रूप में Balance Sheet, Account Statement, Inventory आदि तैयार करना ।

Q. 2. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक्सेल का उपयोग क्यों करें? 

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को आने सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत किया जा सकता है । माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के डाटा को माइक्रोसॉफ्ट Access में Import किया जा सकता है और MS Access को Excel में Export किया जा सकता है  ।

Q. 3. एक्सेल में कितने सीट होता है?

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में 1048576 Row रहते हैं और 16384 कॉलम होते है यदि आप पुराना Version उपयोग करते हैं तो आप Ctrl के साथ Down arrow दबाएंगे तो आप आखिरी Row में पहुंच जाएंगे और Row की संख्या देख पाएंगे ।

आज आपने क्या सीखा 

यह पोस्ट उन लोगों के लिए बहुत ही लाभदायक है जो स्कूल और कॉलेज में पढ़ रहे हैं या फिर किसी इंस्टीट्यूशन से कंप्यूटर कोर्स कर रहे हैं । यह वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशन की जानकारी हमने सरल भाषा में देने की कोशिश की है। 

आज आपने जाना कि एमएस एक्सेल की विशेषता और उसके फीचर्स के उपयोग क्या क्या है? फिर भी अगर आपको इसमें कुछ सुधार करने के सुझाव देने हैं तो आप हमें कमेंट के जरिए बता सकते हैं हम पूरी कोशिश करेंगे कि आपके द्वारा दिए गए सुझाव को हम इसमें पब्लिश करें।

आपको यह पोस्ट एमएस एक्सेल क्या है? (What is Microsoft Excel in Hindi) कैसी लगी दोस्तों मैं उम्मीद करता हूं कि आपको यह पोस्ट अच्छी लगी होगी और यह समझ में आ गया होगा कि एमएस एक्सेल के उपयोग क्या क्या है? और इसके फीचर्स इन हिंदी जिनकी मदद से हम बहुत सारे बिज़नेस या एकाउंटिंग रिलेटेड काम कर सकते हैं।

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